Jouw bedrijf groeit als kool en elke week komen er nieuwe werknemers bij. Dat is een goede zaak, maar dat maakt het ook lastig bij te houden wie er allemaal met vertrouwelijke gegevens in aanraking komen. Documenten worden de hele dag door gekopieerd, geprint of gemaild, maar voor vertrouwelijke documenten is het essentieel daar nauwkeurig zicht op te houden. Nuance geeft enkele tips om hiervoor te zorgen.
Gemiddeld miljoenen euro’s aan kosten
Dataverlies hoeft gerust niet altijd zo grootschalig als bij de hacks van Sony, of zo pijnlijk als bij Ashley Madisson te zijn. Ook kleiner verlies van gegevens kan desastreuze gevolgen hebben. De gemiddelde organisatorische kosten van het verlies van gegevens bedragen maar liefst €5,4 miljoen, zo blijkt uit het in mei 2014 verschenen jaarlijkse benchmarkonderzoek van het Ponemon Institute en IBM. Tot die tijd hadden zo’n 26 miljoen mensen te maken gehad met gegevensschendingen.
Ongeluk in een klein hoekje
Die gegevensschendingen werden lang niet altijd veroorzaakt door kwaadwillende hackers: een kwart van de gerapporteerde schendingen van gegevens werd veroorzaakt door onopzettelijk verlies of onoplettendheid. Komt nog eens bij dat in 2016 de privacyregels aangescherpt worden. Er mogen boetes worden opgelegd voor dataverlies, oplopend tot 8 ton. Dat zijn dus dure foutjes. En die zijn te voorkomen.
Aandacht voor printers
Dat kan in de eerste plaats door de boel goed op slot te houden. Niet alleen door de deur van je kantoor ’s avonds goed dicht te doen of door je klantengegevens encrypted op te slaan, maar ook door je printers en kopieerapparaten in het netwerk de aandacht te geven die ze nodig hebben. ‘Digitale kopieerapparaten zijn computers’, zo concludeerde de Amerikaanse Federal Trade Commission na een onderzoek naar data-beveiliging. Computers, die beveiligd moeten worden. Grote vraag is dan: hoe pak je zoiets aan? Nuance is gespecialiseerd in het veilig maken én houden van je bedrijfsnetwerk en geeft handige adviezen om je op weg te helpen.
Zes tips voor veiliger printmanagement
- 1: Weet (en beperk) wie er print
Voorkom dat werknemers anoniem gebruik kunnen maken van multifunctionele apparaten (MFP’s) zoals printers en kopieerapparaten. Door hun identiteit te verifieren, wordt controle, rapportage en tracering van documenten mogelijk. En je kunt bepaalde gebruikers meer rechten en toegang tot functies geven. - 2: Controleer alle netwerkactiviteiten centraal.
Bij een gegevensschending wil je snel kunnen vaststellen op welk apparaat het heeft plaatsgevonden, wie de geverifieerde gebruiker was en waar de gegevens naar toe zijn verzonden. Door controle van de auditlogboeken is jouw organisatie beter in staat om een schending te achterhalen, snel te reageren en de kosten van boetes te voorkomen. - 3: Versleutel gegevens naar/van MFP’s
Hadden we al gezegd dat ook een kopieerapparaat een computer is? Zorg daarom dat de communicatie tussen slimme MFP’s, mobiele apparaten en mobiele terminals versleuteld is, zodat documenten alleen onder ogen komen van de juiste mensen. - 4: Geef afdruktaken alleen vrij voor geautoriseerde medewerkers.
Beveiligd printen verplicht gebruikers om zich op het apparaat te verifiëren voordat documenten worden vrijgegeven. Dat betekent dat alleen bevoegde personen de specifieke vertrouwelijke documenten kunnen afdrukken en dat de afdruktaak niet zomaar op een printer mag worden opgeslagen. - 5: Maak een veilige omgeving in het bedrijfsnetwerk.
In een speciale veilige omgeving kan het bijvoorbeeld niet worden toegestaan om bepaalde typen inhoud direct van de scanner als e-mail te sturen. Eventueel kun je een workflow overwegen waarbij het verzenden van e-mails alleen naar geselecteerde adressen is toegestaan. - 6: Standaardiseer en integreer scannen via een netwerk.
Toch documenten scannen? Zorg dan dat je weet waar die terecht komen. Het komt maar al te vaak voor dat een bestand naar een netwerkmap wordt gescand. Jammer genoeg is dit type workflow meestal het minst beveiligd.
Controle over het afdrukproces
Dat kun je allemaal zelf gaan uitvogelen, natuurlijk. Maar laten we eerlijk zijn, je hebt ook wel wat beters te doen dan het managen van het afdrukbeleid. Om toch de boel veilig te houden en kosten te besparen, biedt Nuance oplossingen voor volledige controle over het afdrukproces binnen jouw bedrijf. Dat scheelt geld, maar bovenal een heleboel kopzorgen.
