De waarde van een CFO voor een jong bedrijf is een fel omstreden onderwerp. Velen beweren dat het onnodige add-ons zijn en dat het een kleine, slimme, goed opgeleide financiële dienstverlener is team kan voldoen aan de behoeften van het bedrijf. Aan de andere kant brengen CFO's een dieper en meer strategisch financieel perspectief dat bedrijven kan helpen zich voor te bereiden op de toekomst en hun huidige activiteiten te optimaliseren.
Gastblog van Scott Brown, een freelance financiële expert bij TopTal
Om dit dilemma met succes te doorstaan, moet een bedrijf eerst begrijpen welke rollen, behoeften en paden het bedrijf waarschijnlijk zal tegenkomen. Uiteindelijk zullen de meeste succesvolle bedrijven hun aanvankelijke boekhoudpersoneel ontgroeien en meer diepte in de rangen nodig hebben naarmate het aantal dimensies in de financiële functie toeneemt. Als ze van tevoren begrijpen wat hun toekomstige behoeften zullen zijn, zijn er veel manieren waarop bedrijven hun risico's kunnen afdekken en kunnen krijgen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben, zonder dat ze er financieel te veel aan moeten besteden.
De echte vraag is misschien niet hoe lang u kunt overleven, maar hoe snel u zult profiteren van de bijdragen van een ervaren financieel leider. In mijn meer dan 15 jaar ervaring als financieel directeur en financieel adviseur, heb ik ontdekt dat de beste manier om te beoordelen of een bedrijf een CFO moet inhuren, is door te beoordelen waar ze staan op "de hiërarchie van behoeften", die ik leg het hieronder uit. De volgende analyse helpt bedrijven te bepalen waar ze zich in de hiërarchie bevinden en is een leidraad voor het aannemen van opties die het beste aansluiten bij hun huidige behoeften en hoe ze naar het volgende niveau kunnen gaan.
De hiërarchie van behoeften
Net als Maslow's hiërarchie van behoeftenheeft een bedrijf een hiërarchie van behoeften op het gebied van financieel beheer. Deze zijn weergegeven in onderstaande grafiek.
Hoe fundamenteler de behoeften, hoe fundamenteler de vaardigheden die nodig zijn om ze uit te voeren. Naarmate de behoeften toenemen, nemen ook de vaardigheden toe, evenals het inzicht dat nodig is om aan die behoeften te voldoen. De basisbehoeften zijn administratief en kunnen worden vervuld met technische training, maar de meer geavanceerde behoeften voegen een strategische component toe waaraan het beste kan worden voldaan door iemand met uitgebreide zakelijke ervaring. De behoeften van verschillende bedrijven groeien in verschillende snelheden op basis van branche, marktkansen, ambities en middelen. Een behoefte kan niet worden bevredigd als een voorgaande behoefte onvervuld blijft.
Niveau 1: Transactie
De meest elementaire behoefte van een bedrijf is het vermogen om transacties uit te voeren. Met gedragstransacties bedoel ik het kopen en verkopen van goederen en diensten en het aangaan van contracten.
Basistransacties vereisen basisregistratie - wat ik noem chequeboek boekhouding. Dit kan door iedereen in het bedrijf worden gedaan en vereist geen boekhoudkundige of financiële kennis. Het houdt meestal in dat een bedrijf alleen transacties in het chequeboek registreert en vervolgens de verandering in de begin- en eindsaldo('s) gebruikt om het succes en de financiële gezondheid te beoordelen.
De voordelen van chequeboekboekhouding zijn duidelijk. Het is goedkoop en het kost weinig moeite. Het kan snel worden gedaan en er is geen gespecialiseerde hulpbron voor nodig. Bedrijven die net zijn begonnen, zullen daarom waarschijnlijk hun toevlucht nemen tot dit soort activiteiten, wat logisch is. Desalniettemin bevinden veel bedrijven zich, zelfs met alleen basistransacties, in ernstige problemen omdat ze dergelijke transacties hebben uitgevoerd zonder over te stappen van het gebruik van chequeboekboekhouding naar het gebruik van "echte" boekhouding.
Niveau 2: bijhouden van gegevens
Echte boekhouding is gebouwd rond de noodzaak om transacties correct vast te leggen en kan worden uitgevoerd door een boekhouder of, naarmate de transactiecomplexiteit toeneemt, door een accountant. Een eigenaar kan zeker in deze behoefte voorzien als tijd en vaardigheid het toelaten, maar moet zich bewust zijn van de alternatieve kosten van doen.
De rol van een boekhouder is om activiteiten van transactiebronnen vast te leggen, zoals banksaldi en inventaris. Meestal heeft een boekhouder management nodig en staat hij onder toezicht van een externe accountant of de bedrijfseigenaar. Het gebruik van een uitbestede boekhoudservice geeft het bedrijf meer flexibiliteit, maar vereist meer gedetailleerde communicatie en beoordeling.
Terwijl zowel een boekhouder als een accountant gericht zijn op het vastleggen van historische transacties en activiteiten met verschillende mate van nauwkeurigheid en naleving, verschilt een accountant van een boekhouder doordat ze zijn opgeleid volgens hogere professionele normen. Deze training en opleiding geven hen de vaardigheden om beter te garanderen dat de volledigheid en timing van financiële activiteiten goed zijn vastgelegd. Accounts opgesteld door een accountant moeten worden opgesteld in overeenstemming met GAAP en moeten voldoen aan de strengere rapportagevereisten van een bedrijf dat op een dag externe financiering zal zoeken.
Ik heb onlangs gewerkt met een klant die niet alleen een zeer goede, GAAP-conforme administratie had voor een bedrijf in een vroeg stadium, maar ook surprised me door een volledige catalogus te hebben van al hun contractuele verplichtingen. Hoewel het er niet veel waren, was hun oprichter een voormalig CFO en wist hij dat kredietverstrekkers en investeerders, wanneer het zover was, volledige openbaarmaking van alle contractuele verplichtingen zouden eisen. Door hun contractuele transacties vanaf het begin vast te leggen, zijn ze veel beter voorbereid op een eventuele kapitaalverhoging.
Voor bedrijven die meer overzicht willen zonder aanzienlijk hogere kosten, is het vaak zinvol om een externe bron te gebruiken om periodiek het werk van de boekhouder te beoordelen, vooral als de leiding, in tegenstelling tot mijn cliënt, geen boekhoudkundige ervaring heeft. Dit kan worden gebundeld met fiscale voorbereidingswerkzaamheden of door een behouden fractionele CFO.
Gelukkig hebben kostenbewuste bedrijven de mogelijkheid om transacties vast te leggen aanzienlijk veranderd in de afgelopen tien jaar. Het is niet langer een wereld van handmatige gegevensinvoer. Veel hiervan is inmiddels vervangen door software applicaties en andere IT-middelen. Dit heeft natuurlijk implicaties voor de kostenstructuur van een bedrijf (het punt is dat software het vervangen van arbeid helpt kosten te besparen).
Over het algemeen kunnen bedrijven die zich op dit niveau in de hiërarchie van behoeften bevinden, wegkomen zonder een CFO te hebben. De belangrijkste vereiste is immers slechts een nauwkeurige vastlegging van de transactie(s) die het bedrijf uitvoert. Aangezien deze taak nog vrij eenvoudig is en kan worden uitgevoerd met intern opgeleide arbeidskrachten of door externe parttime arbeidskrachten in te huren, is de hulp van een duurdere, toegewijde CFO waarschijnlijk niet nodig.
De illusie van Fintech
Aangezien financiële en operationele gegevens uit vele bronnen naar gehoste boekhoudsystemen worden gehaald, is de focus verschoven van handmatige gegevensinvoer naar het waarborgen en beoordelen van de kwaliteit van de gegevens en hoe deze worden vastgelegd.
Wanneer deze echter niet correct worden geïmplementeerd, zijn deze software toepassingen kunnen bedrijven misleiden door te geloven dat alleen omdat de gegevens in het systeem staan, ze juist zijn, terwijl ze dat in feite niet zijn.
Als gevolg hiervan moeten de boekhoudsystemen en de operationele interfaces worden opgezet door iemand met een goed begrip van de boekhoudprincipes. Quickbooks, een van de meest populaire boekhoudprogramma's software oplossingen rond, zegt het zelf: “Naarmate uw bedrijf — en uw inkomsten — groeien, kan het beheren van uw financiën een taak worden waarvoor u niet de tijd of kennis heeft. Met name als het gaat om het vermijden van juridische en nalevingsproblemen, kunnen accountants hun gewicht in goud waard zijn.”
Dit is een tijd waarin het voor een bedrijf zinvol zou zijn om een externe financiële adviseur in te schakelen om ervoor te zorgen dat de applicaties correct zijn geïntegreerd en dat er beleid is opgesteld om ervoor te zorgen dat het gebruik van de applicaties de financiële rapportagefunctie ondersteunt.
Een ander bedrijf dat ik onlangs heb geraadpleegd, moest een kapotte voorraadregistratie repareren software implementatie. Het bedrijf had in de eerste vier jaar dat het actief was een aanzienlijke groei doorgemaakt, maar was er niet in geslaagd de btw-schema's en belastbare posten goed op te stellen. Dit heeft ertoe geleid dat over een periode van jaren een snel oplopend bedrag omzetbelasting onjuist is opgegeven.
Ik werkte samen met het bedrijf om de implementatie in orde te maken en de gecorrigeerde aangiften in te dienen. Helaas waren de kosten van de boetes en rente vele maanden hoger dan de werkelijk verschuldigde omzetbelasting. Bij het vaststellen van de implementatie zijn andere verbetermogelijkheden geïdentificeerd en geïmplementeerd. De klant kan nu beter real-time winstgevendheid per productlijn rapporteren via zijn boekhoudsysteem. Het heeft dit ook gebruikt om zijn productmix aan te passen met aanzienlijke besparingen voor het bedrijf.
Desalniettemin diende het project als een goed voorbeeld van de potentiële problemen die daarmee verband houden Fintech. Zelfs een adequaat aangesloten IT-gebaseerd financieel systeem vereist een regelmatige beoordeling van de gegevens en rekeningafstemmingen. Deze activiteiten vereisen niet alleen een goed begrip van de boekhouding, maar ook het vermogen om operationele gegevens in de financiële administratie op te nemen.
Niveau 3: Betrouwbare rapportage
Als transacties correct worden verantwoord, kan een bedrijf beginnen met rapporteren over de activiteiten van het bedrijf. Het belangrijkste verschil hier is dat de rapporten de vorm beginnen aan te nemen van business lines (bijv. de omzet en kosten van de verkoopafdeling) of specifieke zakelijke taken (bijv. klantenservice), in tegenstelling tot het simpelweg rapporteren van de transacties van het bedrijf (bijv. omzet). .
Nogmaals, FinTech heeft ervoor gezorgd dat uitgebreide rapportage betaalbaarder en robuuster is dan ooit tevoren. Business schools zijn de afgelopen jaren geëvolueerd om ervoor te zorgen dat afgestudeerden een sterk begrip of Fintech en zijn talloze toepassingen. Toegewijde cursussen zijn zelfs opgedoken.
Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te weten hoe de rapporten zullen worden gebruikt voordat een rapportagesysteem wordt ingevoerd. Hoewel nauwkeurigheid altijd een vereiste is, heeft rapportage voor interne doeleinden niet dezelfde aanpak en controleniveau nodig als rapportage voor externe doeleinden. Afhankelijk van hoe de activiteit is vastgelegd, kunnen de rapporten op bepaalde manieren worden gepresenteerd, maar altijd met het voorbehoud: "Garbage in = Garbage out."
Het belangrijkste doel is om transactie-informatie te communiceren op het juiste niveau voor het betreffende publiek. Als dit door de boekhouder en/of accountant kan worden gedaan, zit hun werk erop. Zo niet, dan heeft het bedrijf iemand nodig die de boekhoudkundige informatie op de juiste manier kan omzetten in zinvolle communicatie.
Het ontbreken van een enkele gegevensbron leidt tot het vastleggen van minder dan 100 procent van wat de bedoeling was, of in sommige gevallen tot duplicatie en wordt meer dan 100 procent van de activiteit gerapporteerd. Succesvolle rapportage moet grondig, nauwkeurig en volledig zijn, vooral omdat deze beginnende bedrijven voorbereidingen treffen om Serie A-financiering aan te trekken.
Het is meestal in deze fase van de hiërarchie van behoeften dat een CFO relevanter begint te worden. Immers, het nemen van de records van transacties en het snijden en in blokjes snijden ervan om te beginnen met het bevredigen en leiden van de dagelijkse gang van zaken van het bedrijf, vereist een diepere kennis en beoordelingsvermogen. Toch is een veel voorkomende optie hier om parttime hulp te zoeken bij een externe CFO. In mijn ervaring, dit is wanneer ik bij het bedrijf betrokken raak doorgaans. Het is ook waar ik merk dat ik de meeste waarde kan toevoegen.
Financiële rapporten, doelen of middelen?
Elke ondernemer die een stapel financiële rapporten van zijn accountant heeft gekregen, zal u vertellen dat financiële rapporten op zich frustrerend zijn en van weinig waarde. In de meeste gevallen creëren ze meer onduidelijkheid voor de eigenaar en maken ze hun werk moeilijker.
Rapporten op zich zijn niet het einddoel. Ze worden verondersteld een middel te zijn om zakelijke activiteiten te begrijpen. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om te weten dat de eindkaspositie voor de periode met een bepaald bedrag is gewijzigd als u niet kunt vaststellen welke activiteiten de wijziging hebben veroorzaakt.
Eerder in mijn carrière werkte ik voor een klant die niet begreep dat een seizoensbedrijf grote schommelingen veroorzaakte in de behoefte aan werkkapitaal omdat debiteuren en voorraadposities tijdens piekperiodes groeiden. Hun boekhouder voorzag hen van kasbalansrapporten, maar zonder uitleg. Ik werkte met hen samen om statistieken te identificeren, zoals voorraadomzet en uitstaande dagen verkopen die ze konden volgen om een betere weerspiegeling te geven van hoe het bedrijf het deed en ook om toekomstige kasposities te helpen voorspellen.
Zoals gezegd hebben rapportages voor extern gebruik een ander doel dan managementrapportages die voor intern gebruik worden gemaakt. Als ze zijn gemaakt voor intern gebruik, zijn ze het middel waarmee het bedrijf zijn activiteiten leert kennen en kansen ontdekt waarop kan worden gereageerd.
Het is waarschijnlijker dat het bedrijf gedijt wanneer rapporten worden gegenereerd door een persoon die bedreven is in het analyseren en interpreteren van de financiële gegevens in de rapporten. Deze persoon kan identificeren wanneer standaardrapporten meer details nodig hebben en kan ad-hocanalyses maken wanneer dat zinvol is. Weten wanneer je deze volgende stap moet zetten en hoe je dat moet doen, komt alleen met ervaring.
Met name bedrijven die snelle veranderingen doormaken, kunnen het zich niet veroorloven om de interpretatie van de informatie in de financiële verslagen over te slaan. Sterker nog, ze zouden hier sterk op moeten vertrouwen (en op zaken als dashboards van KPI's) om hen te helpen hun weg te vinden. Maar het creëren van zinvolle dashboards is niet zo eenvoudig als het klinkt. Het vereist inzicht in de factoren die het bedrijf drijven en welke signalen ze afgeven. Sommige KPI's kunnen puur financieel zijn, terwijl andere een combinatie kunnen zijn van operationele en financiële gegevens. Een ervaren financieel leider weet hoe hij deze kritieke informatie moet verzamelen of hoe hij anderen daarbij moet helpen.
Niveau 4: Financiële Planning
Met een nauwkeurig overzicht van historische activiteiten en analyse van de factoren die successen en tekortkomingen hebben beïnvloed, kan een bedrijf de verzamelde informatie gebruiken om financiële prognoses te ontwikkelen. Zoals het cliché luidt: "Je kunt pas weten waar je heen gaat als je weet waar je bent geweest."
Het proces van het maken van een prognose lijkt in niets op de stappen voor het vastleggen van boekhoudactiviteiten en vereist een andere set tools en vaardigheden.
Bedrijven met snel veranderende bedrijfsmodellen profiteren het meest van regelmatige prognoses en nogmaals, deze stap mag niet worden overgeslagen. Hoe sneller het bedrijf verandert, hoe groter het risico dat gepaard gaat met het niet plannen, en hoe groter de behoefte aan frequente updates over de voortgang in de richting van het plan.
Een voorspelling zou idealiter een voortschrijdende voorspelling zijn en zou op elk moment altijd 12 maanden moeten vooruitlopen. Dit geldt met name voor seizoensbedrijven. De prognose moet drie financiële overzichten bevatten: winst en verlies, kapitaaluitgaven en kasstromen. Leiderschap kan dan samenwerken met de rest van het bedrijf om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoende middelen heeft om aan zijn op doelen gebaseerde behoeften te voldoen. De Financiën team probeert bedrijfsmiddelen te schalen om aan het plan te voldoen met niet meer en niet minder dan nodig is, zodat kansen en/of middelen niet worden verspild.
Bedrijven die zich op dit niveau van de hiërarchie van behoeften bevinden, zullen vrijwel zeker een CFO nodig hebben. Zoals hierboven vermeld, kan een parttime CFO voldoende zijn, maar er is een nauwe werkrelatie en samenwerking met het management nodig om zinvolle en hopelijk nauwkeurige financiële prognoses te maken.
Niveau 5: Strategische samenwerking
Bedrijven die willen groeien en verbeteren doorlopend zullen het maximale halen uit hun financieel beheer team. Het ultieme resultaat van het financieel beheer team is strategische samenwerking, waarbij de financiële functie samenwerkt met andere delen van het bedrijf en een integraal onderdeel is van het strategische planningsproces. Dit kan alleen worden bereikt als het bedrijf begrijpt waar het is geweest en waar het naartoe gaat.
De strategische visie omvat langetermijnprijsbeslissingen, scenarioanalyse, internationale expansie, acquisitiebeslissingen en vele andere beslissingen op hoger niveau. Strategische samenwerking resulteert in de assimilatie van nieuwe grenzen in de financiële langetermijndoelstellingen van het bedrijf.
Een doorgewinterde financiële leider die met het bedrijf kan samenwerken om een financieel levensvatbare strategie te creëren, is een must op dit niveau.
Kies voor Lean Finance
In de huidige zakelijke omgeving bewijzen gestroomlijnde organisaties dat bedrijven met de juiste financiële discipline aanzienlijke resultaten kunnen behalen met veel minder middelen dan ooit mogelijk was.
Zoals Christian Gheorghe, de CEO van Tidemark, opmerkte: “Zelfs een financiële professional op het middenniveau kan de plannings-, budgetterings- en prognoseprocessen van een organisatie verder brengen dan Excel-spreadsheets, zodat managers over de gegevens en analyses beschikken die nodig zijn om die 'wat-als'-scenario's te begrijpen. en gebruik voorspellende analyses en prognoses.”
Door het rendement van arbeid en financiële middelen te verhogen, zijn snelgroeiende bedrijven flexibeler en beter in staat om te reageren op veranderende bedrijfsomstandigheden. Terwijl FinTech heeft beperkingen, het wordt een enorme enabler. Het geeft het bedrijf bijvoorbeeld de mogelijkheid om op afstand te werken, waardoor het talent van hogere kwaliteit kan behouden tegen lagere vergoedingen. Software die de boekhouding en financiën beter beheert, ondersteunt het gebruik van uitbestede shared service centers.
Collaboratieve technologie heeft het voor bedrijven gemakkelijker gemaakt om te wachten met het inhuren van fulltime financiële middelen terwijl ze toch toegang hebben tot een wereldwijde pool van zeer getalenteerde individuen. Bedrijven kunnen nu fractionele CFO's en adviesraden inschakelen en later een fulltime CFO inhuren, terwijl ze nog steeds voldoen aan hun behoefte aan meer geavanceerd financieel leiderschap.
Dat gezegd hebbende, als concrete mijlpalen naderen, is een doorgewinterde financiële leider, die een financieel levensvatbare strategie kan creëren, een must. Dit is met name het geval wanneer een bedrijf snel probeert te groeien door middel van een reeks externe financieringsrondes. Terwijl adviseurs, VC's en consultants een bedrijf door investeringen in een vroeg stadium kunnen loodsen, kan te lang wachten ertoe leiden dat de CFO niet genoeg tijd heeft om het bedrijf te leren kennen voordat de pre-IPO-activiteit begint.
Het kan enige tijd duren om de juiste CFO te vinden die bereid is zich bij de onderneming aan te sluiten. Paul Holland van Foundation Capital: “Het is niet ongebruikelijk dat het enkele maanden kan duren om een hoogwaardige CFO aan te nemen. Het ideale tijdsbestek om die aanwerving te doen is 12 tot 18 maanden voor de beursgang.”
Een andere uitdaging voor bedrijven zonder CFO in deze omgeving is het bijhouden van de regelgeving. Als ASC 606 bijvoorbeeld van kracht wordt, zullen bedrijven met externe investeerders op een andere manier inkomsten moeten rapporteren dan voorheen.
Concluderend, terwijl het inhuren van een CFO geen topprioriteit hoeft te zijn in de vroege stadia van de levenscyclus van een bedrijf als het bedrijf blijft groeien en de ambities ook toenemen, is een CFO vereist om de groeiende behoeften van het bedrijf te beheren. effectief.
Vijf vragen die u moet stellen bij het opzetten van een financiële functie
Hier zijn enkele belangrijke vragen die een bedrijf moet overwegen bij het bemannen van hun boekhoudkundige en financiële functie:
- Gaat u op zoek naar externe investeringen? Als dat zo is, is het belangrijk om zo vroeg mogelijk het juiste boekhoudproces en beleid in te voeren.
- Verandert uw bedrijf snel? Een historisch gerichte transactionele mentaliteit zal beperkt zijn in zijn vermogen om kansen en bedreigingen te helpen identificeren. Bovendien, als het bedrijf verandert, moeten mogelijk ook de boekhoudprocessen veranderen.
- Hoeveel vaardigheid in financieel management heeft u en hoeveel tijd kunt u hieraan besteden? Zelfs als u bedreven bent in boekhouding en financiën, is elk uur dat u aan de financiën besteedt, minstens een uur dat u niet kunt besteden aan doen waar u goed in bent.
- Hoeveel financiële buffer kunt u zich veroorloven om paraat te houden in geval van een overschotriseS? Met minder zichtbaarheid en planning, surprises komen vaker voor en zijn groter. U heeft een grotere kasreserve nodig.
- Hoe complex zijn uw operaties? Net als machines en bijna al het andere geldt: hoe complexer uw activiteiten en financiën, hoe meer vaardigheden en ervaring uw bedrijf nodig heeft om vast te leggen, te rapporteren en te plannen voldoende.
CFO-afbeelding door Shutterstock
Over de auteur: Scott Brown heeft uitgebreide ervaring in het werken met snelgroeiende bedrijven in vele hoedanigheden. Hij vindt dat een solide basis in accounting en operations hem helpt om de financiële planning en planning beter te sturen besluitvorming proces. Hij heeft een aantal verschillende dienstverlenende en productiebedrijven geraadpleegd om te helpen met capaciteitsplanning, incentiveplannen, de ontwikkeling van businessplannen en het ontwikkelen van op drijfveren gebaseerde voortschrijdende prognoseprocessen. Dit bericht verscheen eerder op TopTals blog.