Las buenas prácticas de productividad dicen que escribir una lista de cosas por hacer para la próxima semana todos los viernes por la tarde para lograr la máxima eficiencia en el lugar de trabajo, pero tomarse el tiempo para escribir una lista de cosas por hacer podría tener un impacto aún mayor en su trabajo a largo plazo. término.
Mientras que el primero se centra en lo que es importante priorizar semana a semana, el segundo te ayuda a identificar malos hábitos recurrentes, tareas que deberían automatizarse o delegarse y favores que te distraen de cumplir tus propios objetivos.
He aquí cómo salir de una rutina laboral ineficaz.
Identificar malos hábitos obvios
Si somos realmente sinceros, muchos de nuestros malos hábitos ya los conocemos. Tómate 30 minutos para volcar el tuyo en un cuaderno y, si tienes un bloqueo de escritura, piensa en las distracciones del último día, semana o mes. Puede que no parezca productivo, pero este ejercicio le ahorrará tiempo más adelante.
Las distracciones comunes incluyen pasar tiempo en nuestros teléfonos inteligentes –– 36% de los encuestados en el Tendencias del consumidor digital de Deloitte 2022 dijeron que revisan su teléfono al menos 50 veces al día, y el 16% dijo que revisan su teléfono al menos 100 veces al día, completando tareas administrativas personales durante las horas de trabajo y, para los trabajadores remotos, realizando tareas domésticas durante las horas de oficina.
El resultado de demasiadas distracciones es el incumplimiento de plazos o el trabajo hasta tarde para compensar, ninguno de los cuales es atractivo.
En el mismo informe de Deloitte, la mitad de los encuestados (51%) dijeron que deseaban dedicar menos tiempo a dispositivos tecnológicos; Hay una razón por la cual su teléfono inteligente le brinda la opción de limitar el tiempo en ciertas aplicaciones, y hay una proliferación de aplicaciones dedicadas a ayudarlo a controlar sus atracones digitales.
Si esto le suena familiar, pruebe uno de estos servicios durante una semana para tener una visión clara no solo de cuánto tiempo pasa, sino también de la frecuencia con la que levanta el teléfono para revisar mensajes o desplazarse sin pensar.
Claro, puede que solo sean tres minutos, pero un estudio de la Universidad de California, Irvine dice que se necesitan un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver al flujo de trabajo después de una interrupción.
Si levantas tu teléfono 50 veces al día, y 10 de esas veces son durante las horas de trabajo, son casi cuatro horas de concentración perdidas en esos retrasos de 23 minutos y 15 segundos. Todo suma.
Del mismo modo, las tareas domésticas y la administración personal también pueden acumularse. Una llamada de “cinco minutos” a un proveedor de servicios públicos puede terminar demorando 20 minutos debido a que está en espera y, de la misma manera, lavar los platos después del almuerzo puede parecer un trabajo pequeño, pero cronometralo. A menudo lleva más tiempo de lo que cree.
Si bien completar ocasionalmente una tarea personal no debería tener un gran impacto en el logro de sus objetivos de productividad, si descubre que se acumulan a lo largo del día, cronometre cada uno y sume el total. Puede que te sorprendasrised.
Los correos electrónicos y las reuniones también suponen una gran pérdida de tiempo para los empleados. Los expertos en productividad ahora dicen que perseguir la bandeja de entrada cero debería ser una de las cosas más bajas de su lista, y se anima a los trabajadores a "comerse la rana" primero, lo que significa que deben abordar la tarea más pertinente y difícil del día a primera hora.
Revise también su calendario para ver si hay reuniones recurrentes y asegúrese de que cada descripción de la reunión tenga un objetivo de una o dos líneas en su descripción. ¿Siguen siendo necesarias las reuniones periódicas más antiguas? Si no, elimínelos o al menos reduzca el tiempo dedicado a ellos.
Considere un límite de 30 minutos para todas las reuniones, aunque esto puede resultar complicado cuando desea equilibrar las conversaciones triviales y la construcción de relaciones con la productividad. Y hable con su gerente sobre la introducción de un día semanal sin reuniones por parte de la organización.
Cavar un poco más profundo
Más allá de estas distracciones compartidas, cada trabajo tendrá su propio conjunto de períodos de tiempo que debes revisar.
¿Hay cosas que ha querido automatizar, delegar o subcontratar? Programe a tiempo para configurarlos esta semana y libere tiempo en el futuro.
¿Hay tareas heredadas que ya no aportan valor? A menudo, los empleados compilan y presentan informes con diligencia porque siempre se han archivado de esa manera, pero se preguntan si estos informes son necesarios para el negocio en este momento. Hable con su gerente sobre la posibilidad de eliminar las tareas heredadas en su función y libérese para concentrarse en las prioridades comerciales actuales.
Ser un compañero de trabajo útil es bueno, pero los favores continuos y el voluntariado para proyectos a corto plazo afectarán tus objetivos a largo plazo. Aprenda a decir "no" o, al menos, a no decir nada, si se buscan voluntarios pero usted está demasiado presionado para lograr el suyo. teamLos objetivos ya. Si esto no le resulta natural, escriba y practique guiones educados pero claros para conversaciones y correos electrónicos complicados.
Al final de su análisis, su lista de cosas por hacer podría verse así:
- No voluntariado para proyectos experimentales.
- No mirar el correo electrónico durante una hora a primera hora
- sin leer el news o revisar las redes sociales en la computadora de mi trabajo
- No hay puesto de trabajo 6pm
- Sin reuniones de una hora
- No hay teléfono en mi escritorio durante el horario laboral
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