La disrupción es fundamental para la evolución de cualquier idea o industria. Desde la interrupción de la industria automotriz por parte de Tesla hasta la interrupción de las redes sociales en los dispositivos móviles por parte de Facebook, cada desarrollo tecnológico disruptivo comienza con una idea. Actuals, un holandés startup basado en Amsterdam, cae en el mismo ámbito con su combinación disruptiva de tecnología y contabilidad para ayudar a las empresas en áreas de costos financieros, auditorías, informes y puntos de bases de datos.
La contabilidad es una de las muchas industrias de la vieja escuela que no ha podido mantenerse al día con la tecnología. Las cuatro grandes firmas de contabilidad (PwC, KPMG, EY y Deloitte) ahora brindan servicios a sus clientes esencialmente a través de consultoría. Para Peter Lem, Peter Engel y Stefan de Kraker, los cofundadores de Datos reales, era evidente que hay una mejor manera de hacer esto. Explican su viaje como empresarios que llevan la tecnología a la contabilidad.
Tecnología para analizar datos a escala
Es fundamental comprender que Actuals ayuda a las empresas con su capacidad para analizar diversas formas de datos a escala. Esto es posible gracias al viaje de los cofundadores individuales de la empresa. Antes de comenzar con Actuals, Peter Lem y Stefan de Kraker trabajaron en una consultoría digital. Esta experiencia los familiarizó con las tecnologías necesarias para procesar y analizar diferentes formas de datos a escala.
Peter Engel, cofundador y director general de Actuals, trabajaba con una de las cuatro grandes firmas de auditoría en ese entonces y buscaba formas de modernizar el proceso de auditoría para sus clientes. Cuando los tres se conectaron a través de una conexión mutua, se generó una lluvia de ideas y de inmediato se entusiasmaron con la "idea de combinar conceptos contables tradicionales con soluciones de big data".
Engel explica que la necesidad de soluciones de big data en la contabilidad tradicional no se debe a que las "empresas de contabilidad tengan dificultades para recibir, procesar y administrar el flujo de datos de sus clientes". Él dice que estas cuatro grandes firmas de contabilidad (auditoría) atienden a sus clientes predominantemente a través de consultoría, no mediante tecnología. Explica que estos cuatro jugadores dominantes no pueden “construir, vender, mantener y respaldar software."
Para él, había un vacío claro que estas cuatro firmas de contabilidad no podían llenar: la necesidad de recibir datos al conectarse con los sistemas de los clientes. Otro factor de ayuda fue que los clientes de estas cuatro grandes firmas querían ser independientes de ellas siendo dueños de la tecnología y asegurándose de que estuviera separada de sus servicios. Esto por sí solo tenía sentido comercial como producto mínimo viable.
Resolviendo el problema de la fuente de datos para empresas de rápido crecimiento
Peter Lem, cofundador y CTO, dice que Actuals resuelve el problema de no tener todos los datos transaccionales en un solo lugar al "ofrecer una plataforma de reconciliación de datos moderna y holística". Esta plataforma puede ser accedida por cualquier parte interesada interna y externa y permite a los clientes trabajar hacia una conciliación completa de datos transaccionales de "múltiples fuentes de datos".
Actuals cree que todas las empresas de rápido crecimiento deben tener el control en algún momento y ayuda a estas empresas a crecer de forma controlada. Sin embargo, para los clientes, uno de los verdaderos desafíos siempre ha sido traer sus datos existentes y reconciliarlos. Actuals se ha asegurado de que su plataforma pueda hacer eso por sus clientes.
El startup ofrece servicios API REST, zonas de entrega de archivos, servicio de correo electrónico seguro y conectores nativos para una variedad de soluciones de terceros. Lem explica que la idea es facilitar que financiar y profesionales de control para trabajar con Actuals incluso si tienen antecedentes técnicos o recursos de TI limitados. “El tiempo promedio que se tarda desde cero hasta la información es entre unas pocas horas y menos de una semana”, agrega.
Problema común con los datos financieros
Para Actuals, es la exposición a los datos de sus clientes lo que ayuda a eliminar todas las redundancias y les permite concentrarse en su crecimiento. Después de trabajar con clientes como HelloPrint, Takeaway, Vanmoof y otros, los cofundadores dicen que uno de los problemas comunes que ven es el papel específico de muchas soluciones de terceros en el panorama financiero de una organización.
Peter Lem, CTO de Actuals, agrega que el uso de soluciones de terceros varía desde bases de datos de pedidos, soluciones de contabilidad hasta proveedores de servicios de pago, facturación y aplicaciones de suscripción. Datos reales team siente que esto hace que sea difícil para las organizaciones "rastrear y rastrear todas las transacciones y conciliarlas sin tener que ingresar a cada aplicación".
Actuals ha diseñado su plataforma para eliminar este problema común al convertirse en una "única fuente de información" para sus clientes. Garantiza que todos los datos transaccionales se reúnan en una plataforma, lo que permite hacer coincidir y conciliar pedidos con pagos, pagos con contabilidad.
La conciliación es manual pero Reals la automatiza
para finanzas teams, sus habilidades se ven limitadas por el hecho de que muchos esfuerzos de reconciliación son manuales y, por lo general, deben realizarse al final de cada mes. Estos esfuerzos generalmente se ejecutan manualmente con cierta cantidad de automatización. Actuals hace que este proceso esté completamente automatizado y los resultados están disponibles para financiar teams a diario.
“Esto incluye recopilar datos periódicamente de diferentes soluciones, procesar y conciliar las transacciones, administrar las excepciones específicas del cliente (por ejemplo, pedidos cancelados o reembolsos) y proporcionar los resultados tanto en nuestros entornos de informes, correos electrónicos o el ERP del cliente”, explica Peter.
Actuals también puede personalizar su plataforma según las diferentes necesidades de los clientes, ya que su plataforma está dirigida a la reconciliación. Es capaz de hacer esto mientras sigue facilitando un proceso totalmente automatizado.
Cuando se le pide un ejemplo, Peter dice que la mayoría de sus clientes tienen un proveedor de servicios de pago (PSP), que se encarga del proceso de pago en línea. Sin embargo, los clientes luchan con el costo que implica el pago al cliente, ya que comparan manualmente los datos transaccionales proporcionados por el PSP y los montos registrados en el sistema de contabilidad. Los datos reales recopilan y automatizan este proceso, ahorrando una cantidad significativa de tiempo para las finanzas. team y ayudarlos a controlar los costos por transacción.
Pedro también dice que las finanzas teams verificar manualmente los sistemas de contabilidad para ver si todas las facturas están registradas correctamente. Reals también encontró una manera de automatizar esto mediante el uso de los servicios de AWS. “Tenemos clientes para los que hemos procesado más de 20,000 facturas en PDF, las procesamos específicamente por proveedor y las conciliamos con los datos contables. Como resultado, el cliente sabe qué facturas pagar y cuáles impugnar, lo que se automatiza aún más”, agrega.
AWS para potenciar esta nueva forma de financiación
Actuales, como muchos otros europeos fintech jugadores, utiliza Amazon Web Services. Lem dice que usan AWS para el almacenamiento de datos y que el servicio en la nube proporciona una funcionalidad lista para usar para el monitoreo. Añade que Actuals almacena grandes cantidades de datos, incluidas más de 1,000,000,000 XNUMX XNUMX XNUMX de filas de datos transaccionales.
Todos estos datos se procesan diariamente para sus clientes y automáticamente reciben un mensaje cada vez que hay un problema con una base de datos, lo que les permite actuar de inmediato. Para Actuals, AWS juega un papel vital en sus requisitos de almacenamiento de datos, mientras que el monitoreo es una de las cosas que hacen después.
“Además del monitoreo del sistema, también utilizamos varios servicios de seguridad, riesgo y cumplimiento de AWS, como Config y Guard Duty, para monitorear el acceso a los sistemas y la configuración de los sistemas de forma continua. AWS también facilita una amplia funcionalidad de copia de seguridad y cifrado para que podamos garantizar el almacenamiento seguro de los datos de nuestros clientes”, añade Peter.
El startup es capaz de cumplir con los requisitos de sus clientes finales con AWS y también es capaz de ser una empresa compatible con ISAE 3402 sin sobrecargar su pequeña team. Con AWS impulsando la mayoría de sus funcionalidades principales, Peter dice que Actuals está explorando la oportunidad de incluirse en AWS Marketplace, como el siguiente paso lógico en su relación con AWS.
Con el objetivo de convertirse en la solución número 1 para la reconciliación automatizada
Los cofundadores de Actuals dicen al unísono que todas las empresas pueden "automatizar sus esfuerzos de reconciliación y tener un cierre mensual totalmente automatizado". Con el fin de ayudar a todas las empresas a automatizar sus esfuerzos de conciliación, Actuals analizará seriamente la financiación para un mayor crecimiento durante el transcurso de 2022. Sin embargo, el startup debe ser precoz ya que debe cumplir con los estándares exigidos a una empresa certificada ISAE 3402 TIPO II.
Este año, Actuals también busca fortalecer su team en todas las posiciones y planes para contratar a un número de personas nuevas. Todo esto culminará con la expansión de las capacidades básicas de Reals para servir a todas las finanzas. teams que reconozcan la necesidad de automatización y el valor que aporta a todas y cada una de las empresas.
Datos reales team dice que trabajar con Microsoft Excel o Google Sheets ya no es sostenible ni está preparado para el futuro. Las finanzas y el control team ya se ve obligado a buscar otras soluciones y Actuals quiere ser la solución número uno para las finanzas y el control team cuando miran más allá de su flujo de trabajo existente.
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