Eine gute Produktivitätspraxis besagt, dass Sie jeden Freitagnachmittag eine To-Do-Liste für die kommende Woche schreiben sollten, um maximale Effizienz am Arbeitsplatz zu erreichen. Aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine Nicht-To-Do-Liste zu schreiben, könnte dies auf lange Sicht einen noch größeren Einfluss auf Ihre Arbeit haben. Begriff.
Während sich Ersteres auf die wichtigen Prioritäten von Woche zu Woche konzentriert, hilft Ihnen Letzteres dabei, wiederkehrende schlechte Gewohnheiten, Aufgaben, die automatisiert oder delegiert werden sollten, und Gefälligkeiten zu erkennen, die Sie vom Erreichen Ihrer eigenen Ziele ablenken.
Hier erfahren Sie, wie Sie aus einem ineffektiven Arbeitstrott herauskommen.
Identifizieren Sie offensichtliche schlechte Gewohnheiten
Wenn wir wirklich ehrlich sind, sind uns viele unserer schlechten Gewohnheiten bereits bekannt. Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um Ihre Gedanken in ein Notizbuch zu schreiben. Wenn Sie unter einer Schreibblockade leiden, denken Sie an die Ablenkungen des letzten Tages, der letzten Woche oder des letzten Monats. Es fühlt sich vielleicht nicht produktiv an, aber diese Übung wird Ihnen später Zeit sparen.
Zu den häufigsten Ablenkungen gehört das Verbringen von Zeit mit unseren Smartphones –– 36 % der Befragten in der Deloitte Digitale Verbrauchertrends 2022 gaben an, ihr Telefon mindestens 50 Mal am Tag zu überprüfen, und 16 % gaben an, dass sie es mindestens 100 Mal am Tag überprüften – für die persönliche Verwaltung während der Arbeitszeit und für Telearbeiter, die während der Bürozeiten Haushaltsaufgaben erledigten.
Zu viele Ablenkungen führen dazu, dass Fristen verpasst werden oder man zu spät arbeitet, um dies zu kompensieren – beides ist nicht verlockend.
Im selben Deloitte-Bericht gab die Hälfte der Befragten (51 %) an, dass sie weniger Zeit mit technischen Geräten verbringen möchten; Es gibt einen Grund, warum Ihr Smartphone Ihnen die Möglichkeit bietet, die Zeit für bestimmte Apps zu begrenzen, und dass es eine Vielzahl von Apps gibt, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihr digitales Bingeing zu kontrollieren.
Wenn das nach Ihnen klingt, probieren Sie einen dieser Dienste eine Woche lang aus, um nicht nur klar zu sehen, wie viel Zeit Sie verbringen, sondern auch, wie oft Sie Ihr Telefon in die Hand nehmen, um Nachrichten zu lesen oder gedankenlos zu scrollen.
Sicher, es könnten nur drei Minuten sein, aber eine Studie der University of California, Irvine sagt, dass es durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, um nach einer Unterbrechung wieder in den Arbeitsfluss zu kommen.
Wenn Sie 50 Mal am Tag zum Telefon greifen und 10 davon während der Arbeitszeit, bedeutet das fast vier Stunden Konzentrationsverlust bei diesen Verzögerungen von 23 Minuten und 15 Sekunden. Das alles summiert sich.
Ebenso können sich Haushaltsaufgaben und persönliche Verwaltungsaufgaben häufen. Ein „fünfminütiger“ Anruf bei einem Energieversorger kann aufgrund der Warteschleife am Ende 20 Minuten dauern, und auch das Abwaschen nach dem Mittagessen scheint eine kleine Aufgabe zu sein, aber planen Sie es ein. Es dauert oft länger als man denkt.
Auch wenn die gelegentliche Erledigung einer persönlichen Aufgabe keinen großen Einfluss auf das Erreichen Ihrer Produktivitätsziele haben sollte, sollten Sie, wenn Sie feststellen, dass sie sich im Laufe des Tages häufen, die Zeit für jede einzelne Aufgabe festlegen und die Gesamtsumme addieren. Vielleicht bist du überraschtrised.
Auch E-Mails und Besprechungen sind für die Mitarbeiter ein enormer Zeitfresser. Produktivitätsexperten sind mittlerweile der Meinung, dass die Jagd nach null Posteingängen zu den niedrigsten Punkten auf Ihrer Liste gehören sollte, und die Mitarbeiter werden dazu angehalten, zuerst „den Frosch zu fressen“, was bedeutet, dass Sie sich als Erstes mit der relevantesten und schwierigsten Aufgabe des Tages befassen sollten.
Überprüfen Sie Ihren Kalender auch auf wiederkehrende Besprechungen und stellen Sie sicher, dass die Beschreibung jeder Besprechung ein ein- oder zweizeiliges Ziel enthält. Sind ältere wiederkehrende Meetings noch notwendig? Wenn nicht, beseitigen Sie sie oder reduzieren Sie zumindest die Zeit, die Sie damit verbringen.
Erwägen Sie eine Obergrenze von 30 Minuten für alle Besprechungen. Dies kann jedoch schwierig sein, wenn Sie Smalltalk und Beziehungsaufbau mit Produktivität in Einklang bringen möchten. Und besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, ob die Organisation einen wöchentlichen Tag ohne Besprechungen einführen soll.
Grabe ein bisschen tiefer
Abgesehen von diesen gemeinsamen Ablenkungen hat jeder Job seine eigenen, einzigartigen Zeitfresser, die Sie überprüfen sollten.
Gibt es Dinge, die Sie automatisieren, delegieren oder auslagern wollten? Planen Sie rechtzeitig ein, diese Woche einzurichten, und sparen Sie später Zeit.
Gibt es Altaufgaben, die keinen Mehrwert mehr bieten? Oftmals erstellen und archivieren Mitarbeiter Berichte sorgfältig, weil sie schon immer auf diese Weise archiviert wurden, fragen sich aber, ob diese Berichte jetzt für das Unternehmen notwendig sind. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über den Abbau veralteter Aufgaben in Ihrer Rolle und geben Sie sich die Zeit, sich auf die aktuellen Geschäftsprioritäten zu konzentrieren.
Ein hilfsbereiter Kollege zu sein ist schön, aber ständige Gefälligkeiten und ehrenamtliches Engagement für kurzfristige Projekte wirken sich auf Ihre langfristigen Ziele aus. Lernen Sie, „Nein“ zu sagen oder zumindest nichts zu sagen, wenn Freiwillige gesucht werden, Sie aber zu überfordert sind, um Ihr Ziel zu erreichen team's Ziele bereits. Wenn dies für Sie nicht selbstverständlich ist, schreiben Sie höfliche, aber klare Skripte für knifflige Gespräche und E-Mails auf und üben Sie diese.
Am Ende Ihrer Analyse könnte Ihre To-Do-Liste etwa so aussehen:
- Keine Freiwilligenarbeit für experimentelle Projekte
- Kein erstes Mal eine Stunde lang auf E-Mails schauen
- Kein Lesen der news oder ich checke die sozialen Medien auf meinem Arbeitscomputer
- Kein Arbeitsposten um 6 Uhr
- Keine einstündigen Besprechungen
- Während der Arbeitszeit gibt es kein Telefon an meinem Schreibtisch
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