Una buona pratica di produttività dice di scrivere un elenco di cose da fare per la settimana successiva ogni venerdì pomeriggio per la massima efficienza sul posto di lavoro, ma prendersi il tempo per scrivere un elenco di cose da non fare potrebbe avere un impatto ancora maggiore sul proprio lavoro a lungo termine. termine.
Mentre il primo si concentra su ciò che è importante dare priorità su base settimanale, il secondo ti aiuta a identificare cattive abitudini ricorrenti, attività che dovrebbero essere automatizzate o delegate e favori che ti distraggono dal raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Ecco come uscire da una routine lavorativa inefficace.
Individua le cattive abitudini evidenti
Se siamo veramente sinceri, molte delle nostre cattive abitudini le conosciamo già. Prenditi 30 minuti per scrivere il tuo cervello su un quaderno e, se hai il blocco dello scrittore, pensa alle distrazioni dell'ultimo giorno, settimana o mese. Potrebbe non sembrare produttivo, ma questo esercizio ti farà risparmiare tempo in seguito.
Le distrazioni più comuni includono trascorrere del tempo sui nostri smartphone –– 36% degli intervistati nel Tendenze dei consumatori digitali Deloitte 2022 ha affermato di controllare il telefono almeno 50 volte al giorno e il 16% ha affermato di averlo controllato almeno 100 volte al giorno, ad esempio completando l'amministrazione personale durante l'orario di lavoro e, per i lavoratori remoti, svolgendo attività domestiche durante l'orario d'ufficio.
Il risultato di troppe distrazioni è il mancato rispetto delle scadenze o il lavoro fino a tardi per compensare, due cose che non sono allettanti.
Nello stesso rapporto Deloitte, la metà degli intervistati (51%) ha dichiarato di voler dedicare meno tempo ai dispositivi tecnologici; c'è un motivo per cui il tuo smartphone ti dà la possibilità di limitare il tempo su determinate app e che c'è una proliferazione di app dedicate ad aiutarti a controllare la tua abbuffata digitale.
Se suona come te, prova uno di questi servizi per una settimana per avere una visione chiara non solo di quanto tempo trascorri, ma di quanto spesso prendi in mano il telefono per controllare i messaggi o scorrere senza pensarci.
Certo, potrebbero essere solo tre minuti, ma uno studio dell’Università della California, Irvine afferma che ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare al flusso di lavoro dopo essere stati interrotti.
Se prendi in mano il telefono 50 volte al giorno e 10 di queste volte sono durante l'orario di lavoro, si tratta di quasi quattro ore di concentrazione perse in quei ritardi di 23 minuti e 15 secondi. Tutto torna.
Allo stesso modo, anche le attività domestiche e l’amministrazione personale possono accumularsi. Una chiamata di "cinque minuti" a un fornitore di servizi pubblici potrebbe durare 20 minuti a causa dell'attesa e, allo stesso modo, lavare i piatti dopo pranzo potrebbe sembrare un piccolo lavoro, ma cronometralo. Spesso ci vuole più tempo di quanto pensi.
Sebbene il completamento occasionale di un'attività personale non dovrebbe avere un impatto enorme sul raggiungimento dei tuoi obiettivi di produttività, se scopri che si accumulano durante la giornata, cronometra ciascuno di essi e somma il totale. Potresti essere superrised.
Anche le e-mail e le riunioni emergono poiché il tempo a disposizione fa schifo ai dipendenti. Gli esperti di produttività ora dicono che rincorrere zero caselle di posta dovrebbe essere una delle cose più basse nella tua lista, e i lavoratori sono incoraggiati a “mangiare la rana” per primi, il che significa che dovresti affrontare il compito più pertinente e difficile della giornata per prima cosa.
Controlla anche il tuo calendario per le riunioni ricorrenti e assicurati che ogni descrizione della riunione contenga un obiettivo di una o due righe nella descrizione. Le riunioni ricorrenti più vecchie sono ancora necessarie? In caso contrario, eliminali o almeno riduci la quantità di tempo trascorso al loro interno.
Considera un limite di 30 minuti per tutte le riunioni, anche se questo può essere complicato quando desideri bilanciare le chiacchiere e la costruzione di relazioni con la produttività. E discuti con il tuo manager dell'organizzazione che introduce un giorno settimanale senza riunioni.
Scava un po 'più a fondo
Al di là di queste distrazioni condivise, ogni lavoro avrà il suo insieme unico di tempi che dovresti rivedere.
Ci sono cose che intendi automatizzare, delegare o esternalizzare? Pianifica in tempo per impostarli questa settimana e liberare tempo in futuro.
Ci sono attività legacy che non forniscono più valore? Spesso i dipendenti compilano e archiviano i report diligentemente perché sono sempre stati archiviati in quel modo, ma si chiedono se questi report siano necessari per l'azienda in questo momento. Parla con il tuo manager della possibilità di eliminare le attività legacy nel tuo ruolo e liberati per concentrarti sulle attuali priorità aziendali.
Essere un collega disponibile è positivo, ma i continui favori e il volontariato per progetti a breve termine influenzeranno i tuoi obiettivi a lungo termine. Impara a rimanere "no" o almeno a non dire nulla, se si cercano volontari ma sei troppo impegnato per raggiungere i tuoi obiettivi teamgià gli obiettivi. Se questo non ti viene naturale, scrivi e pratica script educati ma chiari per conversazioni ed e-mail complicate.
Alla fine della tua analisi, la tua lista di cose da non fare potrebbe assomigliare a questa:
- Nessun volontariato per progetti sperimentali
- Per prima cosa non guardo la posta elettronica per un'ora
- Non leggere il news o controllare i social media sul mio computer di lavoro
- Nessun lavoro dopo le 6:XNUMX
- Nessuna riunione di un'ora
- Nessun telefono alla mia scrivania durante l'orario di lavoro
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