Il valore di un CFO per un'azienda giovane è un argomento molto controverso. Molti sostengono che siano componenti aggiuntivi non necessari e che una finanziaria piccola, esperta e ben addestrata team in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda. D'altra parte, i CFO offrono una prospettiva finanziaria più profonda e strategica che può aiutare le aziende a prepararsi per il futuro e ottimizzare le operazioni correnti.
Guest blog di Scott Brown, un esperto di finanza freelance presso TopTal
Affinché un'azienda possa superare con successo questo dilemma, è innanzitutto necessario comprendere quali ruoli, esigenze e percorsi è probabile che l'azienda incontrerà. Alla fine, le aziende di maggior successo supereranno il loro personale contabile iniziale e avranno bisogno di una maggiore profondità nei ranghi con l'aumentare del numero di dimensioni nella funzione finanziaria. Se capiscono in anticipo quali saranno le loro esigenze future, ci sono molti modi in cui le aziende possono coprire i propri rischi e ottenere ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, senza impegnarsi eccessivamente dal punto di vista finanziario.
La vera domanda potrebbe non essere quanto a lungo puoi sopravvivere, ma quanto presto inizierai a beneficiare dei contributi di un leader finanziario esperto. Nei miei oltre 15 anni di esperienza come direttore finanziario e consulente finanziario, ho scoperto che il modo migliore per giudicare se un'azienda ha bisogno o meno di assumere un CFO è valutare la loro posizione nella "gerarchia dei bisogni", che io spiegare di seguito. La seguente analisi aiuterà le aziende a identificare dove si trovano nella gerarchia e sarà una guida per le opzioni di assunzione che rispondono al meglio alle loro esigenze attuali e come passare al livello successivo.
La gerarchia dei bisogni
molto simile La gerarchia dei bisogni di Maslow, un'azienda ha una gerarchia di esigenze di gestione finanziaria. Questi sono visualizzati nel grafico sottostante.
Più basilari sono i bisogni, più basilari sono le competenze necessarie per soddisfarli. Man mano che i bisogni progrediscono, crescono anche le abilità, così come l'intuizione necessaria per soddisfare tali bisogni. I bisogni di base sono impiegatizi e possono essere soddisfatti con una formazione tecnica, ma i bisogni più avanzati aggiungono una componente strategica che viene soddisfatta meglio da qualcuno con una vasta esperienza aziendale. Le diverse esigenze aziendali crescono a ritmi diversi in base al settore, alle opportunità di mercato, alle ambizioni e alle risorse. Un bisogno non può essere soddisfatto se un bisogno precedente rimane insoddisfatto.
Livello 1: Transazioni
L'esigenza più fondamentale di un'azienda è la capacità di condurre transazioni. Per condurre transazioni intendo l'acquisto e la vendita di beni e servizi e la conclusione di contratti.
Le transazioni di base richiedono la tenuta dei registri di base, ciò a cui mi riferisco contabilità del libretto degli assegni. Questo può essere fatto da chiunque nel settore e non richiede conoscenze contabili o finanziarie. Di solito si tratta di un'azienda che registra solo le transazioni nel libretto degli assegni e quindi utilizza la modifica del saldo iniziale e finale per giudicare il suo successo e la sua salute finanziaria.
I vantaggi della contabilità del libretto degli assegni sono evidenti. È economico e richiede poco sforzo. Può essere fatto rapidamente e non richiede una risorsa specializzata per farlo. È quindi probabile che le aziende che stanno appena iniziando ricorrano a questo tipo di attività, il che ha senso. Tuttavia, anche con transazioni di base, molte aziende si trovano in gravi difficoltà perché hanno condotto tali transazioni senza passare dall'utilizzo della contabilità del libretto degli assegni all'utilizzo della contabilità "reale".
Livello 2: Conservazione dei registri
La contabilità reale si basa sulla necessità di registrare correttamente le transazioni e può essere eseguita da un contabile o, con l'aumentare della complessità della transazione, da un contabile. Un proprietario può certamente soddisfare questa esigenza se il tempo e l'abilità lo consentono, ma dovrebbe esserne consapevole costi opportunità di farlo.
Il ruolo di un contabile è registrare l'attività da fonti di transazioni, come saldi bancari e inventario. Di solito, un contabile richiede la gestione ed è supervisionato da un contabile esterno o dal titolare dell'azienda. L'utilizzo di un servizio di contabilità esternalizzato offre all'azienda una maggiore flessibilità, ma richiede comunicazioni e revisioni più dettagliate.
Mentre sia un contabile che un contabile si concentrano sulla registrazione di transazioni e attività storiche con vari gradi di accuratezza e conformità, un contabile differisce da un contabile in quanto sono addestrati a standard professionali più elevati. Questa formazione e istruzione fornisce loro le competenze per garantire meglio che la completezza e la tempistica dell'attività finanziaria siano state correttamente registrate. I conti preparati da un contabile dovrebbero essere preparati in conformità con GAAP e dovrebbero soddisfare i requisiti di rendicontazione più severi di una società che un giorno cercherà finanziamenti esterni.
Di recente ho lavorato con un cliente che non solo disponeva di un'ottima tenuta dei registri conforme a GAAP per un'attività in fase iniziale, marised me avendo un catalogo completo di tutti i loro obblighi contrattuali. Sebbene non ce ne fossero molti, il loro fondatore era un ex CFO e sapeva che quando sarebbe arrivato il momento, finanziatori e investitori avrebbero richiesto la piena divulgazione di tutti gli obblighi contrattuali. Registrando le loro transazioni contrattuali dall'inizio, sono molto più in forma per un eventuale aumento di capitale.
Per le aziende che desiderano una maggiore supervisione senza costi significativamente maggiori, spesso ha senso utilizzare una risorsa esterna per rivedere periodicamente il lavoro del contabile, soprattutto se, a differenza del mio cliente, la dirigenza non ha esperienza contabile. Questo può essere combinato con il lavoro di preparazione fiscale o da a CFO frazionario mantenuto.
Fortunatamente per le aziende attente ai costi, la capacità di catturare le transazioni ha cambiato in modo significativo nell'ultimo decennio. Non è più un mondo di inserimento dati manuale. Gran parte di questo è stato ora sostituito da software applicazioni e altre risorse IT. Questo, ovviamente, ha implicazioni per la struttura dei costi di un'azienda (il punto è che software sostituire la manodopera aiuta a risparmiare sui costi).
In generale, le aziende che si trovano a questo livello nella Gerarchia dei bisogni possono farla franca senza avere un CFO. Dopotutto, il requisito chiave è solo una registrazione accurata delle transazioni che l'azienda sta eseguendo. Poiché questo compito è ancora abbastanza semplice e può essere svolto con manodopera qualificata interna o assumendo manodopera esterna part-time, probabilmente non richiederà i servizi di un CFO più costoso e dedicato.
L'illusione di Fintech
Poiché i dati finanziari e operativi vengono estratti da molte fonti nei sistemi contabili ospitati, l'attenzione si è spostata dall'inserimento manuale dei dati alla garanzia e alla valutazione della qualità dei dati e al modo in cui vengono acquisiti.
Tuttavia, quando non implementati correttamente, questi software le applicazioni possono indurre le aziende a credere che solo perché i dati sono nel sistema, sono corretti, quando in realtà non lo sono.
Di conseguenza, i sistemi contabili e le interfacce operative devono essere impostati da qualcuno con una profonda conoscenza dei principi contabili. Quickbooks, una delle contabilità più popolari software soluzioni in giro, lo dice lui stesso: “Man mano che la tua attività e le tue entrate crescono, la gestione delle tue finanze può diventare un'attività che non hai il tempo o le conoscenze per gestire. In particolare, quando si tratta di evitare problemi legali e di conformità, i contabili possono valere oro a peso".
Questo è un momento in cui avrebbe senso per un'azienda rivolgersi a un consulente finanziario esterno per garantire che le applicazioni siano integrate correttamente e che vi siano criteri impostati per garantire che l'utilizzo delle applicazioni supporti la funzione di rendicontazione finanziaria.
Un'altra società con cui mi sono consultato di recente aveva bisogno di riparare un monitoraggio dell'inventario non funzionante software implementazione. La società aveva registrato una crescita significativa nei suoi primi quattro anni di attività, ma non era riuscita a impostare correttamente le tabelle delle imposte sulle vendite e gli elementi tassabili. Ciò ha comportato la segnalazione errata di un importo IVA in rapido aumento per un periodo di anni.
Ho collaborato con l'azienda per correggere l'implementazione e presentare i resi corretti. Purtroppo, per molti mesi, il costo delle sanzioni e degli interessi ha superato l'effettiva imposta sulle vendite dovuta. Durante la definizione dell'implementazione, sono state identificate e implementate altre opportunità di miglioramento. Il cliente è ora in grado di segnalare meglio la redditività in tempo reale per linea di prodotti attraverso il proprio sistema di contabilità. Ha anche utilizzato questo per apportare modifiche al suo mix di prodotti con risparmi significativi per l'azienda.
Tuttavia, il progetto è stato un ottimo esempio dei potenziali problemi correlati Fintech. Anche un sistema finanziario basato su IT adeguatamente connesso richiederà una revisione regolare dei dati e delle riconciliazioni contabili. Queste attività richiedono non solo una buona conoscenza della contabilità, ma anche la capacità di assimilare i dati operativi nei registri finanziari.
Livello 3: segnalazione attendibile
Con le transazioni correttamente contabilizzate, un'azienda può iniziare a riferire sull'attività dell'azienda. La differenza fondamentale qui è che i report iniziano ad assumere la forma di linee di business (ad es. entrate e costi del reparto vendite) o attività aziendali specifiche (ad es. servizio clienti), invece di riportare semplicemente le transazioni dell'attività (ad es. entrate) .
Ancora, FinTech ha fatto in modo che il reporting completo sia più conveniente e robusto che mai. Le business school si sono evolute negli ultimi anni per garantire ai laureati un forte comprensione of Fintech e le sue mille applicazioni. Corsi dedicati sono persino spuntati.
Detto questo, è importante sapere come verranno utilizzati i report prima di mettere in atto un sistema di reporting. Sebbene l'accuratezza sia sempre un requisito, il reporting per scopi interni non richiede lo stesso approccio e lo stesso livello di revisione del reporting utilizzato per scopi esterni. A seconda di come è stata acquisita l'attività, i rapporti possono essere presentati in qualche modo, ma sempre con l'avvertenza: "Rifiuti in entrata = Rifiuti in uscita".
Lo scopo principale è comunicare informazioni transazionali al livello appropriato per il pubblico in questione. Se ciò può essere realizzato dal contabile e/o dal ragioniere, il loro lavoro è terminato. In caso contrario, l'azienda dovrà disporre di qualcuno in grado di convertire correttamente le informazioni contabili in comunicazioni significative.
La mancanza di un'unica fonte di dati comporta l'acquisizione di meno del 100% di quanto previsto o, in alcuni casi, la duplicazione e la segnalazione di oltre il 100% dell'attività. Un reporting di successo deve essere approfondito, accurato e completo, soprattutto perché queste aziende in fase iniziale si stanno preparando a raccogliere fondi di serie A.
Di solito è in questa fase della gerarchia dei bisogni che un CFO inizia a diventare più rilevante. Dopotutto, prendere i registri delle transazioni e analizzarli e tagliarli a dadini per iniziare a soddisfare e guidare la quotidianità dell'azienda implica una conoscenza e un giudizio più approfonditi. Tuttavia, un'opzione comune qui è cercare l'aiuto part-time di un CFO esterno. Nella mia esperienza, questo è il momento in cui vengo coinvolto nel business generalmente. È anche dove trovo che posso iniziare ad aggiungere il massimo valore.
Relazioni finanziarie, fini o mezzi?
Ogni imprenditore a cui è stata consegnata una pila di rapporti finanziari dal proprio contabile ti dirà che i rapporti finanziari da soli sono frustranti e di scarso valore. Nella maggior parte dei casi, creano maggiore ambiguità per il proprietario e rendono più difficile il suo lavoro.
I rapporti da soli non sono l'obiettivo finale. Dovrebbero essere un mezzo con cui comprendere l'attività aziendale. Ad esempio, non è sufficiente sapere che la posizione di cassa finale per il periodo è cambiata di un certo importo se non è possibile identificare quali attività hanno guidato il cambiamento.
All'inizio della mia carriera, ho lavorato con un cliente che non capiva che essere un'attività stagionale causava notevoli fluttuazioni nel fabbisogno di capitale circolante poiché i crediti e le posizioni di magazzino crescevano durante i periodi di punta. Il loro contabile ha fornito loro rapporti sul saldo di cassa ma senza spiegazioni. Ho lavorato con loro per identificare le metriche, come il turnover delle scorte e i giorni di vendita in sospeso, che potevano monitorare per dare un riflesso migliore di come stava andando l'azienda e anche per aiutare a prevedere le future posizioni di cassa.
Come accennato, i report creati per uso esterno hanno uno scopo diverso rispetto ai report di gestione, che vengono creati per uso interno. Se sono stati creati per uso interno, sono il mezzo attraverso il quale l'azienda apprende le sue attività e scopre opportunità su cui può agire.
È più probabile che il business prosperi quando i report sono generati da una persona esperta nell'analisi e nell'interpretazione dei dati finanziari contenuti nei report. Questa persona può identificare quando i rapporti standard richiedono maggiori dettagli e può creare analisi ad hoc quando ha senso. Sapere quando fare questo passo successivo e come procedere viene solo con l'esperienza.
In particolare, le imprese che vivono un rapido cambiamento non possono permettersi di ignorare l'interpretazione delle informazioni contenute nelle relazioni finanziarie. In effetti, dovrebbero fare molto affidamento su questi (e su cose come dashboard di KPI) per aiutarli a orientarsi. Ma creare dashboard significativi non è così semplice come sembra. Richiede di capire quali fattori guidano il business e quali segnali inviano. Alcuni KPI possono essere puramente finanziari, mentre altri potrebbero essere una combinazione di dati operativi e finanziari. Un leader finanziario esperto saprà come raccogliere queste informazioni critiche o indirizzare gli altri a farlo.
Livello 4: pianificazione finanziaria
Con una registrazione accurata dell'attività storica e l'analisi dei fattori che hanno influenzato successi e carenze, un'azienda può utilizzare le informazioni raccolte per sviluppare previsioni finanziarie. Come dice il cliché, "Non puoi sapere dove stai andando finché non sai dove sei stato".
Il processo di creazione di una previsione non è come i passaggi per la registrazione delle attività contabili e richiede un insieme diverso di strumenti e competenze.
Le aziende con modelli di business in rapida evoluzione traggono il massimo vantaggio dalle previsioni regolari e, ancora una volta, non dovrebbero saltare questo passaggio. Più velocemente cambia il business, maggiore è il rischio associato alla mancata pianificazione e maggiore è la necessità di aggiornamenti frequenti sui progressi verso il piano.
Una previsione idealmente sarebbe una previsione mobile e dovrebbe sempre proiettare 12 mesi in un dato momento. Ciò è particolarmente vero per le attività stagionali. La previsione dovrebbe includere tre rendiconti finanziari: profitti e perdite, spese in conto capitale e flussi di cassa. La leadership può quindi lavorare con il resto dell'azienda per garantire che l'azienda disponga di risorse sufficienti per soddisfare le sue esigenze basate sugli obiettivi. La Finanza team cerca di ridimensionare le risorse aziendali per soddisfare il piano con né più né meno di quanto è necessario, in modo che le opportunità e/o le risorse non vengano sprecate.
Le aziende che si trovano a questo livello della Gerarchia dei Bisogni avranno quasi certamente bisogno di un CFO. Come accennato in precedenza, un CFO part-time potrebbe essere sufficiente, ma sarebbe necessario uno stretto rapporto di lavoro e collaborazione con il management per ottenere previsioni finanziarie significative e, si spera, accurate.
Livello 5: partenariato strategico
Aziende che aspirano a crescere e migliorare continuamente cercheranno il massimo dalla loro gestione finanziaria team. Il risultato finale della gestione finanziaria team è un partenariato strategico, in cui la funzione finanziaria collabora con altre aree dell'azienda ed è parte integrante del processo di pianificazione strategica. Ciò può essere raggiunto solo quando l'azienda comprende dove è stata e dove si sta dirigendo.
La visione strategica include decisioni di prezzo a lungo termine, analisi di scenario, espansione internazionale, decisioni di acquisizione e molte altre decisioni di livello superiore. La partnership strategica si traduce nell'assimilazione di nuove frontiere negli obiettivi finanziari a lungo termine dell'azienda.
Un leader finanziario esperto che può collaborare con l'azienda per creare una strategia finanziariamente valida è un must a questo livello.
Scegli la finanza snella
Nell'ambiente aziendale odierno, le organizzazioni snelle stanno dimostrando che con la giusta disciplina finanziaria, le aziende possono ottenere risultati significativi con molte meno risorse rispetto a quanto era possibile una volta.
Come notato da Christian Gheorghe, CEO di Tidemark, "Anche un professionista della finanza di medio livello può spostare i processi di pianificazione, definizione del budget e previsione di un'organizzazione oltre i fogli di calcolo di Excel, in modo che i manager dispongano dei dati e dell'analisi necessari per comprendere quegli scenari ipotetici e utilizzare analisi predittive e previsioni.
Aumentando il rendimento del lavoro e delle risorse finanziarie, le imprese ad alta crescita sono più agili e maggiormente in grado di rispondere alle mutevoli condizioni di business. Mentre FinTech ha dei limiti, sta diventando un enorme facilitatore. Ad esempio, offre all'azienda la possibilità di abbracciare il lavoro a distanza che le consente di trattenere talenti di qualità superiore a un costo di compensazione inferiore. Software che gestisce meglio la contabilità e le finanze supporta l'uso di centri di servizi condivisi esternalizzati.
La tecnologia collaborativa ha reso più facile per le aziende trattenere l'assunzione di risorse finanziarie a tempo pieno pur avendo accesso a un pool mondiale di persone di grande talento. Le aziende possono ora coinvolgere CFO frazionari e comitati consultivi e assumere un CFO a tempo pieno in un secondo momento, pur soddisfacendo le loro esigenze di una leadership finanziaria più sofisticata.
Detto questo, con l'avvicinarsi di pietre miliari concrete, un leader finanziario esperto, in grado di creare una strategia finanziariamente valida, è un must. È particolarmente vero quando un'azienda sta cercando di crescere rapidamente attraverso una serie di round di finanziamento esterno. Sebbene i consulenti, i VC e i consulenti possano portare un'azienda attraverso investimenti nella fase iniziale, attendere troppo a lungo può far sì che il CFO non abbia tempo sufficiente per apprendere il business prima dell'inizio dell'attività pre-IPO.
Trovare il CFO giusto, disposto a unirsi all'impresa, può richiedere del tempo. Paul Holland di Foundation Capital ha dichiarato: “Non è raro che occorrano diversi mesi per assumere un CFO di alta qualità. Il lasso di tempo ideale in cui effettuare tale assunzione è da 12 a 18 mesi prima dell'IPO.
Un'altra sfida per le aziende senza un CFO in questo ambiente è tenere traccia della regolamentazione. Ad esempio, l'ASC 606, quando entrerà in vigore, richiederà alle imprese con investitori esterni di dichiarare le entrate in modo diverso da come avrebbero potuto fare tradizionalmente.
In conclusione, mentre l'assunzione di un CFO non deve essere una priorità assoluta nelle prime fasi del ciclo di vita di un'azienda se l'azienda continua a crescere e anche le sue ambizioni aumentano, è necessario un CFO per gestire le crescenti esigenze dell'azienda in maniera efficace.
Cinque domande da porsi quando si crea una funzione finanziaria
Ecco alcune domande chiave che un'azienda dovrebbe considerare quando assume personale per la propria funzione contabile e finanziaria:
- Cercherai investimenti esterni? In tal caso, è importante mettere in atto il processo e le politiche contabili adeguati il prima possibile.
- La tua attività sta cambiando rapidamente? Una mentalità transazionale storicamente focalizzata sarà limitata nella sua capacità di aiutare a identificare opportunità e minacce. Inoltre, poiché l'attività cambia, potrebbe essere necessario modificare anche i processi contabili.
- Quante capacità di gestione finanziaria hai e quanto tempo puoi permetterti di dedicare a questo? Anche se sei esperto di contabilità e finanza, ogni ora che dedichi alle finanze è almeno un'ora che non puoi dedicare a ciò che sai fare meglio.
- Quanto buffer finanziario puoi permetterti di tenere pronto in caso di surpriseS? Con meno visibilità e pianificazione, surprises sono più frequenti e più grandi. Avrai bisogno di una riserva di cassa più ampia.
- Quanto sono complesse le tue operazioni? Come le macchine e quasi tutto il resto, quanto più complesse sono le tue operazioni e le tue finanze, tanto maggiore sarà la competenza e l'esperienza di cui la tua azienda avrà bisogno per registrare, segnalare e pianificare adeguatamente.
Immagine CFO di Shutterstock
Informazioni sull'autore: Scott Brown ha una vasta esperienza di lavoro con aziende in forte crescita in molti ruoli. Trova che una solida base nella contabilità e nelle operazioni lo aiuti a guidare meglio la pianificazione finanziaria e il processo decisionale processi. Si è consultato con una serie di diverse aziende di servizi e manifatturiere aiutando con la pianificazione della capacità, i piani di incentivazione, lo sviluppo di piani aziendali e lo sviluppo di processi di previsione continua basati sui conducenti. Questo post è apparso in precedenza su Il blog di TopTal.