L'interruzione è fondamentale per l'evoluzione di qualsiasi idea o settore. Dall'interruzione dell'industria automobilistica da parte di Tesla all'interruzione dei social media sui dispositivi mobili da parte di Facebook, ogni sviluppo tecnologico dirompente inizia con un'idea. Attuali, un olandese startup con sede a Amsterdam, rientra nello stesso regno con la sua combinazione dirompente di tecnologia e contabilità per assistere le aziende in aree di costi finanziari, audit, reporting e punti di database.
La contabilità è una delle tante industrie della vecchia scuola che non è riuscita a tenere il passo con la tecnologia. Le quattro grandi società di contabilità - PwC, KPMG, EY e Deloitte - stanno ora assistendo i propri clienti essenzialmente attraverso la consulenza. Per Peter Lem, Peter Engel e Stefan de Kraker, i co-fondatori di Actual, era evidente che esiste un modo migliore per farlo. Spiegano il loro viaggio come imprenditori che portano la tecnologia alla contabilità.
Tecnologia per analizzare i dati su larga scala
È fondamentale capire che Actuals aiuta le aziende con la sua capacità di analizzare varie forme di dati su larga scala. Ciò è possibile grazie al viaggio dei singoli co-fondatori dell'azienda. Prima di avviare Actuals, Peter Lem e Stefan de Kraker hanno lavorato presso una società di consulenza digitale. Questa esperienza li ha resi familiari con le tecnologie necessarie per elaborare e analizzare diverse forme di dati su larga scala.
Peter Engel, co-fondatore e amministratore delegato di Actuals, all'epoca lavorava con una delle quattro grandi società di revisione e cercava modi per modernizzare il processo di revisione per i suoi clienti. Quando i tre si sono collegati attraverso una connessione reciproca, è nato un brainstorming e sono stati immediatamente entusiasti dell '"idea di combinare concetti contabili tradizionali con soluzioni di big data".
Engel spiega che la necessità di soluzioni di big data nella contabilità tradizionale non è necessaria perché "le società di contabilità hanno difficoltà a ricevere, elaborare e gestire il flusso di dati dei loro clienti". Dice che queste quattro grandi società di contabilità (revisione) servono i loro clienti principalmente attraverso la consulenza, non attraverso la tecnologia. Spiega che questi quattro attori dominanti non sono in grado di “costruire, vendere, mantenere e supportare software. "
Per lui, c'era una chiara lacuna che queste quattro società di contabilità non erano in grado di colmare: la necessità di ricevere dati collegandosi con i sistemi dei clienti. Un altro fattore di aiuto è stato il fatto che i clienti di queste quattro grandi aziende volevano essere indipendenti da loro possedendo la tecnologia e assicurandosi che fosse separata dai loro servizi. Questo da solo aveva senso per gli affari come prodotto minimo praticabile.
Risolvere il problema dell'origine dati per le aziende in rapida crescita
Peter Lem, co-fondatore e CTO, afferma che Actuals risolve il problema di non avere tutti i dati transazionali in un unico posto "offrendo una piattaforma di riconciliazione dei dati moderna e olistica". Questa piattaforma è accessibile a qualsiasi stakeholder interno ed esterno e consente ai clienti di lavorare per una riconciliazione completamente "multi data source" dei dati transazionali.
Actuals ritiene che tutte le aziende in rapida crescita debbano avere il controllo a un certo punto e aiuta queste aziende a crescere in modo controllato. Per i clienti, tuttavia, una delle vere sfide è sempre stata portare i loro dati esistenti e riconciliarli. Actuals si è assicurato che la sua piattaforma fosse in grado di farlo per i suoi clienti.
I startup offre servizi API REST, zone di rilascio file, servizio di posta elettronica sicuro e connettori nativi a una varietà di soluzioni di terze parti. Lem spiega che l'idea è di rendere le cose facili finanziare e controlla che i professionisti lavorino con Actuals anche se hanno un background tecnico o risorse IT limitati. "Il tempo medio necessario da zero all'intuizione è compreso tra poche ore e meno di una settimana", aggiunge.
Problema comune con i dati finanziari
Per Actuals, è l'esposizione ai dati dei propri clienti che aiuta a eliminare tutte le ridondanze e consente loro di concentrarsi sulla propria crescita. Dopo aver lavorato con clienti come HelloPrint, Takeaway, Vanmoof e altri, i co-fondatori affermano che uno dei problemi comuni che vedono è il ruolo specifico di molte soluzioni di terze parti nel panorama finanziario di un'organizzazione.
Peter Lem, CTO di Actuals, aggiunge che l'uso di soluzioni di terze parti varia da database di ordini, soluzioni di contabilità, fornitori di servizi di pagamento, fatturazione e applicazioni di abbonamento. Effettivi team ritiene che ciò renda difficile per le organizzazioni "tracciare e rintracciare tutte le transazioni e riconciliarle senza dover accedere a ogni applicazione".
Actuals ha progettato la sua piattaforma per eliminare questo problema comune diventando una "singola fonte di verità" per i suoi clienti. Garantisce che tutti i dati transazionali siano riuniti su un'unica piattaforma, consentendo di abbinare e riconciliare gli ordini con i pagamenti, i pagamenti con la contabilità.
La riconciliazione è manuale ma Actuals la automatizza
Per la finanza teamOggi, le loro capacità sono limitate dal fatto che molti sforzi di riconciliazione sono manuali e di solito devono essere eseguiti alla fine di ogni mese. Questi sforzi vengono in genere eseguiti manualmente con una certa quantità di automazione. Actuals rende questo processo completamente automatizzato e i risultati sono disponibili per il finanziamento teams su base giornaliera.
"Ciò include la raccolta periodica di dati da diverse soluzioni, l'elaborazione e la riconciliazione delle transazioni, la gestione delle eccezioni specifiche del cliente (ad esempio ordini annullati o rimborsi) e la fornitura dei risultati sia nei nostri ambienti di reporting, e-mail o ERP del cliente", spiega Peter.
Actuals è anche in grado di personalizzare la propria piattaforma in base alle diverse esigenze dei clienti poiché la sua piattaforma è finalizzata alla riconciliazione. È in grado di farlo pur facilitando un processo completamente automatizzato.
Quando gli viene chiesto un esempio, Peter dice che la maggior parte dei loro clienti ha un fornitore di servizi di pagamento (PSP), che gestisce il processo di pagamento online. Tuttavia, i clienti lottano con il costo connesso al pagamento al cliente poiché confrontano manualmente i dati transazionali forniti dal PSP e gli importi registrati nel sistema contabile. Gli effettivi raccolgono e automatizzano questo processo risparmiando una notevole quantità di tempo per la finanza team e aiutandoli a controllare i costi per transazione.
Peter dice anche che la finanza teams controllare manualmente i sistemi contabili per vedere se tutte le fatture sono registrate correttamente. Actuals ha trovato un modo per automatizzare anche questo utilizzando i servizi AWS. “Abbiamo clienti per i quali abbiamo elaborato più di 20,000 fatture PDF, elaborandole specificatamente per fornitore e riconciliandole con i dati contabili. Di conseguenza, il cliente sa quali fatture pagare e quali contestare, il che è ulteriormente automatizzato", aggiunge.
AWS per alimentare questo nuovo modo di finanziare
Attuali, come tanti altri europei fintech giocatori, utilizza Amazon Web Services. Lem afferma di utilizzare AWS per l'archiviazione dei dati e che il servizio cloud fornisce funzionalità predefinite per il monitoraggio. Aggiunge che Actuals archivia enormi quantità di dati, tra cui più di 1,000,000,000 di righe di dati transazionali.
Tutti questi dati vengono elaborati quotidianamente per i suoi clienti e ricevono automaticamente un messaggio ogni volta che c'è un problema con un database, consentendo loro di agire immediatamente. Per Actuals, AWS svolge un ruolo fondamentale nei suoi requisiti di archiviazione dei dati, mentre il monitoraggio è una delle cose che fanno in seguito.
“Oltre al monitoraggio del sistema, utilizziamo anche diversi servizi di sicurezza, rischio e conformità di AWS come Config e Guard Duty per monitorare continuamente l'accesso ai sistemi e la configurazione dei sistemi. AWS facilita inoltre funzionalità estese di crittografia e backup in modo da poter garantire l'archiviazione sicura dei dati dei nostri clienti", aggiunge Peter.
I startup è in grado di soddisfare le esigenze dei propri clienti finali con AWS ed è anche in grado di essere un'azienda conforme alla norma ISAE 3402 senza sovraccaricare il suo piccolo team. Con AWS che alimenta la maggior parte delle sue funzionalità principali, Peter afferma che Actuals sta esplorando l'opportunità di elencarsi su AWS Marketplace, come logico passo successivo nella sua relazione con AWS.
Con l'obiettivo di diventare la soluzione numero 1 per la riconciliazione automatizzata
I co-fondatori di Actuals affermano all'unisono che ogni azienda può "automatizzare i propri sforzi di riconciliazione e avere una chiusura mensile completamente automatizzata". Al fine di aiutare ogni azienda ad automatizzare i propri sforzi di riconciliazione, Actuals esaminerà seriamente i finanziamenti per un'ulteriore crescita nel corso del 2022. Tuttavia, il startup deve essere precoce in quanto deve soddisfare gli standard richiesti ad un'azienda certificata ISAE 3402 TIPO II.
Quest'anno, anche Actuals sta cercando di rafforzare il suo team su tutte le posizioni e prevede di assumere un numero di nuove persone. Tutto ciò culminerà con Actuals che espanderà le sue capacità principali di servire tutte le finanze teams che riconoscono la necessità di automazione e il valore che apporta a ogni singola azienda.
Actual team afferma che lavorare con Microsoft Excel o Fogli Google non è più sostenibile o a prova di futuro. La finanza e il controllo team è già costretta a guardare ad altre soluzioni e Actuals vuole essere la soluzione numero uno per la finanza e il controllo team quando guardano oltre il loro flusso di lavoro esistente.
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